Wie werde ich Gastgeber:in im Hochschwarzwald?

Jeder einzelne Beherbergungsbetrieb – egal ob Ferienzimmer, Ferienwohnung oder Hotel und unabhängig von der Betriebsgröße – ist in Deutschland verpflichtet, für jeden Gast einen besonderen Meldeschein nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG) auszustellen.

Viele Gemeinden erheben zur Schaffung, Bereitstellung und Unterhaltung der Kureinrichtungen eine Kurtaxe. Diese Einnahmen werden zweckgebunden in den örtlichen Bereichen und zur Durchführung bestimmter Veranstaltungen verwendet. Sie kommt ausschließlich dem zugute, der sie zu zahlen hat – dem Gast selbst.

Mit dem Beitrag der Kurtaxe erhält der Gast die KONUS-Gästekarte.

Die KONUS-Gästekarte gilt als Freifahrtschein im eingetragenen Zeitraum des Aufenthaltes in allen Bussen und Bahnen der teilnehmenden Verkehrsverbünde im KONUS-Gültigkeitsbereich in der 2. Klasse (ausgenommen sind ICE, IC und EC sowie Bergbahnen und einige Freizeit- und Wanderbusse).

Informationen zu den Ermäßigungen für deine Gäste in den einzelnen Gemeinden mit der Gästekarte findest du hier. 

Es gibt elektronische Meldescheine für Gastgeber:innen mit und ohne Hochschwarzwald Card.

Bei elektronischen Meldescheinen werden die Gastdaten online eingetragen und auf die Meldescheinvorlagen gedruckt. Die Meldescheinvorlagen bekommst du bei der örtlichen Tourist-Information und der Meldestelle der jeweiligen Gemeinde.

Hinweis: Papiermeldescheine sind nur in Ausnahmefällen verfügbar. Wende dich hierfür bitte an deine örtliche Meldestelle.

Du bist neuer/neue Gastgeber:in und erhältst nach Anmeldung deiner Unterkunft die ersten Buchungsanfragen. Wie gehst du vor?

Folgende Situationen können auftreten:

Deine Wohnung ist frei:

Sehr gut! Der Gast kann seinen Urlaub bei dir verbringen. Nenne ihm den gewünschten Zeitraum und die Konditionen, zu denen er bei dir übernachten kann. Zähle auf, welche Leistungen im Preis enthalten sind und für was eventuell Extrakosten anfallen könnten – zum Beispiel, wenn Frühstück dazugebucht werden kann, Hunde extra kosten oder du weitere Leistungen anbietest. Sobald der Gast dein Angebot bestätigt hat, kannst du ihm eine Buchungsbestätigung schicken.

Deine Wohnung ist belegt:

Du erhältst eine Anfrage für einen Zeitraum, in dem deine Wohnung oder dein Zimmer bereits belegt ist. In diesem Fall ist es empfehlenswert, dem Gast nicht nur für den gewünschten Zeitraum abzusagen (wiederhole diesen in deiner Antwortmail noch einmal), sondern ihm auch alternative Zeiträume anzubieten, in denen er seinen Urlaub bei dir buchen kann. Am besten schickst du ihm die Konditionen direkt mit, sodass er dein Angebot sofort buchen kann.

Deine Wohnung ist nicht über den gesamten angefragten Zeitraum verfügbar:

Um den Gast für dich zu gewinnen, nenne ihm Möglichkeiten, wie er trotzdem seinen Urlaub bei dir verbringen kann. Er hat zum einen die Möglichkeit, seinen Aufenthalt zu verkürzen oder seinen Urlaub zeitlich nach hinten oder vorne (je nach Verfügbarkeit) zu verschieben. Denk daran, die Konditionen für die alternativen Buchungszeiträume gleich mitzuschicken.

Eine Buchungsbestätigung sollte folgende Informationen enthalten:

• Titel: Buchungsbestätigung
• Gebuchte Leistung (Ferienwohnung/Zimmer)
• Zeitraum
• Personenzahl
• Preis (mit den im Preis enthaltenen Leistungen) und Zahlungsart
• Hinweis auf Kurtaxe
• An- und Abreiseregelung
• Hinweis auf AGBs

Hier findest du eine beispielhafte Buchungsbestätigung der Hochschwarzwald Tourismus GmbH zum Download:

 BSP Buchungsbestätigung  (pdf - 74,78 kB)

Außerdem empfehlen wir…

… bei frühzeitigen Buchungen eine Vorauszahlung von 10-30% des Gesamtpreises zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung muss in der Buchungsbestätigung kommuniziert werden.

… eine Kaution zu verlangen, um im Fall von Beschädigungen in der Unterkunft darauf zurückgreifen zu können. Diese muss erst am Tag der Anreise bezahlt werden und wird nach Abreise zurückerstattet, wenn bei der Übergabe keine Schäden aufgefallen sind. Hier sind 100 bis 300 Euro üblich, der exakte Betrag sollte sich nach der Größe und dem Inventar der Unterkunft richten. Die Höhe der Kaution muss ebenfalls in der Buchungsbestätigung festgehalten sein.

… die Stornobedingungen in den Geschäftsbedingungen bzw. Gastaufnahmebedingungen zu verankern. So besteht im Fall einer Stornierung Rechtssicherheit. Empfehlenswert ist es, dem Mieter zusätzlich eine Reiserücktrittsversicherung anzuraten.

Notwendige Informationen

Alle weiteren Informationen findest du in unseren Gastaufnahmebedingungen.
AGBs oder ein Mietvertrag sollten im Anhang aufgeführt werden. Mustermietverträge erhältst du beim Deutschen Tourismusverband (für Mitglieder im SterneferienClub kostenfrei).

Die Buchungsbestätigung ist verschickt und der Anreisezeitpunkt mit den Gästen abgeklärt. Gerne geben wir dir Vorschläge für die Vorbereitungen und den Empfang der Gäste an die Hand.

Checkliste für die Anreise von Gästen

• Die Wohnung/das Zimmer vorbereiten (eine Infomappe mit den wichtigsten Informationen zur Unterkunft und der Destination sollte ausliegen)
• Meldescheine mit den bereits bekannten Gästedaten ausfüllen
• die Hochschwarzwald Card ausstellen (bei Partnerbetrieben)

Check In & Schlüsselübergabe

• Die Gäste bei Anreise willkommen heißen
• Bei Ferienwohnungen/Privatzimmern:
  Gemeinsame Wohnungsbesichtigung und Hinweis auf Besonderheiten geben 
  (z.B. Bezahlung, Kaution, Mülltrennung, Hinweis auf Hausregeln, …)
• Besprechung der Abreisedetails

Hinweise auf die Infomappe

Gerne kannst du eine allgemein gültige Infomappe gegen eine geringe Gebühr über deine örtliche Tourist-Information beziehen.

Was mache ich, wenn...