Wie werde ich Gastgeber:in im Hochschwarzwald?

Jeder einzelne Beherbergungsbetrieb – egal ob Ferienzimmer, Ferienwohnung oder Hotel und unabhängig von der Betriebsgröße – ist in Deutschland verpflichtet, für jeden Gast einen besonderen Meldeschein nach §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz (BMG) auszustellen.

Viele Gemeinden erheben zur Schaffung, Bereitstellung und Unterhaltung der Kureinrichtungen eine Kurtaxe. Diese Einnahmen werden zweckgebunden in den örtlichen Bereichen und zur Durchführung bestimmter Veranstaltungen verwendet. Sie kommt ausschließlich dem zugute, der sie zu zahlen hat – dem Gast selbst.

Mit dem Beitrag der Kurtaxe erhält der Gast die KONUS-Gästekarte.

Die KONUS-Gästekarte gilt als Freifahrtschein im eingetragenen Zeitraum des Aufenthaltes in allen Bussen und Bahnen der teilnehmenden Verkehrsverbünde im KONUS-Gültigkeitsbereich in der 2. Klasse (ausgenommen sind ICE, IC und EC sowie Bergbahnen und einige Freizeit- und Wanderbusse).

Informationen zu den Ermäßigungen für Ihre Gäste in den einzelnen Gemeinden mit der Gästekarte finden Sie hier. 

Es gibt elektronische Meldescheine und elektronische Meldescheine für Gastgeber:innen mit Hochschwarzwald Card.

Bei elektronischen Meldescheinen werden die Gastdaten online eingetragen und auf die Meldescheinvorlagen gedruckt. Die Meldescheinvorlagen bekommen Sie bei der örtlichen Tourist-Information und der Meldestelle der jeweiligen Gemeinde.

Hinweis: Papiermeldescheine sind nur in Ausnahmefällen verfügbar. Wende Sie sich hierfür bitte an Ihre örtliche Meldestelle.

Sie sind neuer/neue Gastgeber:in und erhalten nach Anmeldung Ihrer Unterkunft die ersten Buchungsanfragen. Wie gehen Sie vor?

Folgende Situationen können auftreten:

Ihre Wohnung ist frei:

Sehr gut! Der Gast kann seinen Urlaub bei Ihnen verbringen. Nennen Sie dem Gast den gefragten Zeitraum und die Konditionen zu denen er bei Ihnen übernachten kann. Zählen Sie auf welche Leistungen im Preis enthalten sind und für was ggf. Extrakosten anfallen könnten, beispielsweise wenn Frühstück dazu gebucht werden kann, Hunde extra kosten oder Sie sonstige Leistungen anbieten. Sobald der Gast Ihr Angebot bestätigt hat, können Sie ihm eine Buchungsbestätigung zukommen lassen.

Ihre Wohnung ist belegt:

Sie erhalten eine Anfrage für einen Zeitraum, in dem Ihre Wohnung/Zimmer schon belegt ist. In diesem Fall ist zu empfehlen, dem Gast nicht nur für den genannten Zeitraum abzusagen (wiederholen Sie diesen in Ihrer Antwortmail noch einmal), sondern dem Gast alternative Zeiträume zu nennen, in welchem er Urlaub in Ihrer Unterkunft buchen kann. Bestenfalls schicken Sie ihm die Konditionen gleich mit, sodass der Gast Ihr Angebot direkt buchen kann.

Ihre Wohnung ist nicht über den gesamten angefragten Zeitraum verfügbar:

Um den Gast für sich zu gewinnen, nennen Sie ihm Möglichkeiten wie er trotzdem seinen Urlaub bei Ihnen verbringen kann. Er hat zum einen die Möglichkeit seinen Aufenthalt zu verkürzen oder seinen Urlaub zeitlich nach hinten oder vorne (je nach Verfügbarkeit) zu verschieben. Denken Sie daran, die Konditionen für die alternativen Buchungszeiträume mitzuschicken.

Eine Buchungsbestätigung sollte folgende Informationen enthalten:

• Titel: Buchungsbestätigung
• Gebuchte Leistung (Ferienwohnung/Zimmer)
• Zeitraum
• Personenzahl
• Preis (mit den im Preis enthaltenen Leistungen) und Zahlungsart
• Hinweis auf Kurtaxe
• An- und Abreiseregelung
• Hinweis auf AGBs

Hier finden Sie eine beispielhafte Buchungsbestätigung der Hochschwarzwald Tourismus GmbH zum Download:

 BSP Buchungsbestätigung  (pdf - 74,78 kB)

Außerdem empfehlen wir…

… bei frühzeitigen Buchungen eine Vorauszahlung von 10-30% des Gesamtpreises zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung muss in der Buchungsbestätigung kommuniziert werden.

… eine Kaution zu verlangen, um im Fall von Beschädigungen in der Unterkunft darauf zurückgreifen zu können. Diese muss erst am Tag der Anreise bezahlt werden und wird nach Abreise zurückerstattet, wenn bei der Übergabe keine Schäden aufgefallen sind. Hier sind 100 bis 300 Euro üblich, der exakte Betrag sollte sich nach der Größe und dem Inventar der Unterkunft richten. Die Höhe der Kaution muss ebenfalls in der Buchungsbestätigung festgehalten sein.

… die Stornobedingungen in den Geschäftsbedingungen bzw. Gastaufnahmebedingungen zu verankern. So besteht im Fall einer Stornierung Rechtssicherheit. Empfehlenswert ist es, dem Mieter zusätzlich eine Reiserücktrittsversicherung anzuraten.

Notwendige Informationen

Alle weiteren Informationen finden Sie in unseren Gastaufnahmebedingungen.
AGBs oder ein Mietvertrag sollten im Anhang aufgeführt werden. Mustermietverträge erhalten Sie beim Deutschen Tourismusverband (für Mitglieder im SterneferienClub kostenfrei).

Die Buchungsbestätigung ist verschickt und der Anreisezeitpunkt mit den Gästen abgeklärt. Gerne geben wir Ihnen Vorschläge für die Vorbereitungen und den Empfang der Gäste an die Hand.

Checkliste für die Anreise von Gästen

• Die Wohnung/das Zimmer vorbereiten (eine Infomappe mit den wichtigsten Informationen zur Unterkunft und der Destination sollte ausliegen)
• Meldescheine mit den bereits bekannten Gästedaten ausfüllen
• die Hochschwarzwald Card ausstellen (bei Partnerbetrieben)

Check In & Schlüsselübergabe

• Die Gäste bei Anreise willkommen heißen
• Bei Ferienwohnungen/Privatzimmern:
  Gemeinsame Wohnungsbesichtigung und Hinweis auf Besonderheiten geben 
  (z.B. Bezahlung, Kaution, Mülltrennung, Hinweis auf Hausregeln, …)
• Besprechung der Abreisedetails

Hinweise auf die Infomappe

Gerne können Sie eine allgemein gültige Infomappe gegen eine geringe Gebühr über Ihre örtliche Tourist-Information beziehen.

Was mache ich, wenn...

In den letzten Jahren ist das Thema Digitalisierung zunehmend in den Fokus gerückt – zuletzt beschleunigt durch die Corona Pandemie. Der Anteil der Buchungen über die digitalen Kanäle, hat in allen Altersgruppen stark zugenommen, was sich auch in den Zugriffszahlen der Unterkunftsseiten auf hochschwarzwald.de widerspiegelt. Mit 2,63 Mio. Suchanfragen und 1,95 Mio. Aufrufen von Unterkunfts-Detailseiten unter hochschwarzwald.de waren die Zugriffszahlen im vergangenen Jahr so hoch wie nie.

Die Hochschwarzwald Tourismus GmbH hat diese Entwicklungen zum Anlass genommen und ein neues, verbessertes Konzept ausgearbeitet, wie Sie Ihre Unterkunft präsent und zeitgemäß auf hochschwarzwald.de darstellen können. Ergänzt wird diese Platzierung durch attraktive Media-Leistungen.

Damit Ihre Unterkunft auf hochschwarzwald.de dargestellt wird ist die Buchung des Basispakets notwendig. Für eine prominente Platzierung Ihrer Unterkunft als Gastgeber-Tipp können Sie zusätzlich das Premiumpaket wählen.

Schauen Sie sich gerne alle weiteren Informationen rund um das neue Konzept zum Gastgebermarketing an.  

Ihren Gastgebereintrag können Sie ganz entspannt von zu Hause aus aktualisieren und bearbeiten. Sie brauchen keine Erhebungsbögen ausfüllen oder bei der Tourist-Information auf einen freien Mitarbeiter warten. Die Preis- und Stammdatenpflege ist über den Smart-Manager möglich. Die Pflege ist bis zu 600 Tage im Voraus möglich. Pflege also auch gerne bereits Preise und Verfügbarkeiten für das kommende Jahr.